档案管理信息化建设 [浅谈档案管理信息化建设的若干问题]

来源:大学 发布时间:2019-03-14 04:12:55 点击:

  [摘 要]伴随信息时代的飞速发展,档案信息化建设日渐成为档案界普遭关注的焦点。加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此,如何抓住信息产业发展的机遇,充分发挥档案信息来源的优势,是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。
  [关键词]档案管理 信息化 现状 发展趋势 重要因素 解决途径    档案管理作为一种知识管理在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。档案信息作为国家信息资源的基础性资源,加快档案信息化进程,不仅是社会信息化的需要,也是信息时代档案工作现代化的需要,更是充分开发利用档案信息资源的需要。本文从档案管理信息化建设的发展趋势出发,阐述了解决档案信息化建设的一些具体途径,
  
  1 档案和档案管理信息化的现状
  
  所谓档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其它各种形式的原始记录。主要分为文书档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案、外交档案、科技档案、照片档案、实物档案、声像档案。
  档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理,又称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容,通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系,为档案的现代化管理打下基础。档案管理活动与其它文献管理活动同样,包含了信息的输入、存贮、加丁、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统。信息系统是借助现代的数字技术,引进现代管理概念,对落后的经营模式、僵化的组织结构。低效的管理流程等进行全面而深刻的改革,只有进一步提高信息系统建设的内涵和质量,才能逐步实现由传统的管理模式转变为信息化发展的关键阶段。
  
  2 档案信息化管理的发展趋势
  
  档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用,离开推进应用水平的提高,就脱离了实际。加强管理的指导思想,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采取先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性;三是要从现实出发,循序渐进。如何提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径。
  加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门经过艰苦创业,使系统不断向信息管理的目标推进。为全面实现档案信息管理的现代化做了准备。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的复杂系统工程。广大档案工作者在实践中,必须有一个去粗取精,去伪存真的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
  
  3 阻碍档案信息化建设的重要因素
  
  随着档案管理受重视程度的大大提高以及信息科学技术的进步,档案管理的设施不断得到完善、更新。目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件杂乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。在实际工作中,广大档案工作者在档案信息化建设中遇到了不小的阻碍。主要表现为:
  3.1 档案信息管理人员素质偏低、待遇较差、队伍不稳定。阻碍了先进技术在档案管理中的运用。实现档案信息电子化,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,对档案管理人员的专业技能要求既懂得档案管理,又要能够掌握现代信息技术的复合型人才,而目前我国的档案管理人员中,尤其在基层档案馆,极度缺乏能系统掌握档案管理及信息技术的复合型人才,这使得人员素质成为制约先进枝术应用的重要因素。
  3.2 档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,彼此开发的软件不能互用,没有一个既适用于文件检索,又可用于档案信息管理的计算机软件管理系统。由于不能互换,也就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地编辑信息成果,因而制约了档案信息电子化的进程。
  3.3 档案信息系统的安全问题成为档案管理信息化建设顺利发展的重要因素。档案信息系统的安全主要体现在电子文件和电子档案数据的安全、档案信息在网络利用中的安全等方面,也可能受到人为因素或存储介质的影响而产生一系列问题,进而影响着企业信息化和企业档案信息化的进程。
  3.4 在档案管理的信息化建设上,领导重视不够、档案意识淡薄、投入经费不足、使用设备不全、硬件条件偏差、管理模式呆板等一系列因素严重制约了档案信息化建设工作的进程。
  
  4 解决档案信息化建设的具体措施
  
  4.1 档案人员知识结构的变革迫在眉睫目前,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施,抓好知识更新,引进科学的信息技术成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要,只有加快档案人员知识结构的变革,培养复合型人才。才是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
  4.2 提高档案信息化建设工作的宣传力度
  从一定程度讲,档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位,还需加强宣传,扩大档案信息资源的使用,制定相关管理制度和标准,促进档案信息系统规范化建设。
  4.3 加强档案信息数据的安全管理
  信息安全管理是档案管理信息化工作的核心要素。档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全,还包括档案信息传播的安全,即信息不被许可的人知晓、获得。
  第一,安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手,以维护计算机系统的物理安全。硬件方面的问题可以通过技术手段来解决,在选择、设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安全性;第二,档案信息化管理应采取仅供内部工作人员使用的封闭式网络,建网时就应实行物理隔离,以保证网络的基本安全。还可通过数据库加密、用户分类、数据备份等手段保护计算机数据安全,在企业档案信息化建设中针对档案信息系统实施等级保护的方法,通过企业物流、信息流运动中的重要性、完整性、保密性及这些属性消失之后可能造成的损失,确定其应有的安全等级和信息安全要求,防止未受权者进行违规操作。
  总之,在新的历史条件下,档案人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管,更多的还要了解用户的需求,扩大服务内容,加强档案的保管和利用,有效整合各种档案资源,充分发挥网络优势,通过档案管理信息平台,以档案现代化管理为突破口,理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段,提升管理质量和管理水平,使档案管理工作与时俱进,紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平,使之更好地服务于我国改革开放和建设有中国特色社会主义的伟大事业。

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